Инструкция: как заполнять файл с «Взаиморасчетами»

Почему важно заполнять файл правильно:

Потому что потом из табелей собирается отчет для Заказчиков: на что были потрачены его деньги, почему мы вышли из сметы, почему ему стоит доплатить, и т.д.

Если в отчетах будет неточность, то потом информация пойдет дальше, может появиться недопонимание с Заказчиком, а это может привести к конфликту.

А нам конфликты с Заказчиком не нужны, не правда ли?

Смотрите, какие отчеты для Заказчиков генерируются автоматически:

Обратите внимание, что в отчетах для Заказчиков стоимость часа не подгружается, только их количество.

Первый столбец — Фамилия и Имя

Тут просто не забывать «протягивать» формулу дальше вниз:

Второй столбец — номер месяца

Здесь тоже нужно просто протягивать формулу вниз. Само все считается:

Третий столбец — дата

Просто выбираете нужную дату:

Четвертый столбец — количество часов за день на один проект:

Заполнять поминутно не нужно, достаточно ±15 минут. Вот шпаргалка, как переводить минуты в десятые доли от часа.

15 минут — это 0,25 ч
30 минут — это 0,5 ч
45 минут — это 0,75 ч
60 минут — 1 ч
ну и т.д.

Более точно указывать не запрещается, просто не сильно принципиально такая точность. Где-то чуть больше на самом деле, где-то чуть меньше запишите, неважно. Важно — чтобы регулярно это всё было.

Пятый столбец — сколько начислено

Считается автоматически, нужно просто «протягивать» формулу. [лень вставлять картинку, и так понятно, о чем речь]

Шестой столбец — проект

Смотрите, все проекты доступны из выпадающего списка. Обычно каждому присвоен номер. Удобно набирать с клавиатуры, чтобы выбрать подходящий: по номерам или по сочетаниям букв:

Все названия в правильной формулировке доступны на отдельном листе в вашем табеле, можно подсмотреть:

Если подсвечено красным — значит ошибка. Значит, эти расходы уже ни в какую отчетность ни для какого клиента не попадут. Мы конечно, найдем потом такие расхождения и исправим, но клиенту может быть неприятно:

Что делать, если нет подходящего проекта в выпадающем списке?

Спросить у координатора проектов (сейчас эту роль выполняет Вера Го́лда):

Вера, привет!

Я веду проект [тут название проекта, как вам удобно более-менее называть]

Не нашла подходящего названия проекта в выпадающем списке в табеле для учета времени.

Подскажи пожалуйста, есть ли у нас подходящие название проекта? Или может, пора сделать?

Седьмой столбец — комментарий по выполненным работам

Зачем заполнять? Чтобы в сводке по проекту выглядело красиво, и даже через несколько месяцев можно было вспомнить, о чем шла речь:

Вообще не писать комментарии плохо. Хотя бы пару слов всегда можно найти, например:

запуск рекламы
парсинг и минусация
созвон по проекту
еженедельный мониторинг

Если не писать, то потом через месяц вообще не разобраться, что было сделано:

Хорошо, когда подробно написано, но и большие куски текста тоже не нужны:

📙 Если у вас появились вопросы по заполнению таблицы взаиморасчетов, задавайте их в Телеграм в личке:

в первую очередь координатору

во вторую — Александру Остроух

💊 Ошибки

1. Парные даты

Не нужно ставить «парные» даты, как ниже на скриншоте. Ставьте или определенную дату, или напишите в две строки:

2. Объединение нескольких дней в один

3. Объединение нескольких проектов в одну строчку

Так тоже плохо. В сводку для одного клиента попадает информация по другому. Пожалуйста, не делайте так. А если вы увиделю эту ошибку у себя в файле, проверьте быстрее свой файл и исправьте 😉