Знакомство с чат-ботом для сотрудников

Кому: всем сотрудникам (дизайнерам, программистам, координаторам и вообще всем, кто участвует в проектах).

Цель статьи: помочь увидеть пользу от нового инструмента для контроля доступов — чат-бота в Telegram.

Оглавление:

1. Про таблицу с доступами.
2. Проблема — неудобно пользоваться.
3. Что мы придумали (+ схема).
4. Как вам поможет ассистент.
5. Что от вас потребуется.
6. Частые вопросы.
7. Проверочные вопросы.

Про таблицу с доступами:

Про таблицу с доступами все знают. Статья о том, как удобно пользоваться таблицей с доступами.

На всякий случай повторим, что мы собираем в таблицу:

• информацию по клиентам: имя и контакты ЛПР, ценные моменты;
• информацию по проекту: доступы к аналитике, сайту, рекламе;
• информацию по бухгалтерии: ссылки на счета, акты, понимание задачи, сметы, реквизиты;
• информацию по координации проекта: ход проекта;
• материалы: ссылки на картинки, холст в Фигме или Миро
• и т.д.

Ссылки на таблицы с доступами:

1. Студия АО.
2. Гамбит Медиа.

Проблема — неудобно пользоваться:

Но вот у нас назрела проблема: сейчас, когда стало уже больше 15 сотрудников, накапливается беспорядок.

У всех много работы, можно не успеть в моменте и забыть внести доступы, не всегда понятно, на какую строчку внести и как сделать, чтобы было правильно.

В итоге таблица есть, а актуальные материалы раскиданы по чатикам.

Что мы придумали:

1. Сделать так, чтобы больше не нужно было всем правильно заполнять таблицу.
2. А именно: чтобы появилась возможность просто в чат скинуть доступы, а они «сами» появились в табличке.
3. Назначить отдельного человека, который будет следить за тем, чтобы всё было оформлено как нужно.
4. А ещё ответственный сотрудник будет регулярно напоминать коллегам (пока не выработается привычка), что можно свежие доступы закинуть в чат.

Схема:

Как вам поможет ассистент:

Сейчас ответственный сотрудник — 🧑 Стефания Ве́трова.

1. Ассистент пишет вам каждый четверг и просит закинуть свежие доступы в чат-бот.
2. Это рабочая задача, она оплачивается, поэтому лучше не откладывать :)
3. Всё выгружаете и сообщаете ассистенту: «Всё ок, закинул». Или: «Новых нет, в течение недели закидывал». Этот вариант лучше.
4. Ассистент заходит в чат-бот и переносит доступы в таблицы. Возможно, вам пришлёт скриншот и ссылку, где что лежит. Чтобы вы тоже увидели, что всё правильно.

Все красавчики и молодцы.

Что от вас потребуется:

1. Во-первых, зацените, какой крутой чат-бот. Премиум и лакшери.

2. Во-вторых, не стесняйтесь протестировать: оставьте какой-нибудь доступ, пароль или ссылку по проекту.

Частые вопросы:

1. Если вдруг появятся какие-то вопросы, у нас есть Стефания. Если что-то непонятно, нужно добавить какой-то пункт, потеряли доступ, не можете найти или ещё что — пишите ей, она максимально поможет :)
2. Если вдруг хотите рассказать, что не желаете заниматься такой фигнёй, напишите мне, АО, я помогу понять ценность.

Проверочные вопросы:

Пройдите короткий опрос. Чтобы было видно, что вы всё поняли, кивнули, приняли к сведению ))