Функция координации проектов

Цель функции

Помочь Заказчику решить его проблему с помощью продуктов компании и разгрузить Руководителя от рутинных переговоров с сотрудниками и клиентами.

ЦКП

Завершённый с минимальным задействованием Руководителя проект, принятый Заказчиком.

🟠 Готовимся к разработке продукта

1. Проверить и уточнить Понимание задачи, входные данные. Пример.

⚠️ Без понимания задачи запускать проект строго запрещено (см. подробнее).

3. Запустить проект в работу по чек-листу.
4. Собрать все данные по задаче в папке Гугл.Драйв.
5. Создать название проекта для учёта трудозатрат.
6. Создать сводку по трудозатратам.
7. Получить все необходимые доступы у маркетолога (или того, кто составлял Понимание задачи).
8. Расписать ход проекта в Гугл.Таблице. Пример.
9. Представиться Заказчику в общем чате и сказать, чего ожидать. Шаблон первого сообщения Заказчику в чате.
10. Свериться с Заказчиком по Пониманию задачи, срокам, первым результатам.
11. Правильно поставить задачи Исполнителям (ограничения, вводные) – см. Шаблон постановки задачи Исполнителю.
12. Наметить дату первой сверки с Заказчиком. Пример.

🟡 Чиним, если чего-то не хватает

🟢 Создаём продукт

1. Проверяем Исполнителей на выдержку сроков, напоминаем про сроки. Пример.
2. Проверяем Исполнителей на трудозатраты.
3. Готовим регулярную сводку Заказчику.
4. Презентуем и согласовываем промежуточные результаты.
5. Дорабатываем ход проекта: какое следующее действие?
6. Организуем встречу при необходимости:

• выясняем все контакты;
• согласуем с участниками время;
• назначаем встречу в календаре.

7. Поднимаем задачу с пола: на ком задача, когда будет выполнена?
8. Проводим летучки по проектам с Исполнителями.
9. Возвращаем фокус запросам Заказчика: либо работаем, либо ставим на паузу – читать.
10. Выставляем Заказчику очередной счёт через бухгалтера.
11. Держим в курсе Руководителя (в Юджайле, Телеграме), сообщаем о проблемах – читать.
12. Проявляем заботу и интерес к делам Заказчика: спрашиваем, видит ли он обращения (если они есть), целевые ли это обращения, как вообще дела в бизнесе.
13. Поддерживаем документацию проекта в порядке – см. Чек-лист ведения документации.
14. Держим Руководителя в курсе проектов, вносим новые данные в еженедельный фокус проектов – пример.
15. Заполняем свою таблицу взаиморасчётов по Инструкции.
16. Ведём отчётность по окупаемости проекта и оплате Заказчиком.

🔵 Чиним продукт

• Если расходятся ожидания Заказчика и Координатора, синхронизируем по шаблону типовых проблем.
• Добавляем описания расхождения ожиданий вместе с Руководителем.

🧗‍♀️ Люди/функции, с которыми нужно взаимодействовать

• Заказчик.
• Исполнители.
• Бухгалтер.
• Руководитель (минимально).

✅ Успешные действия

Пояснение: список пополняется на еженедельных ретроспективах.

• На старте проговорить с Заказчиком, что шероховатости возможны, но постараемся всё решить.
• Критично отнестись к достоверности входных данных.
• Как только задача отменилась — сразу же назначить следующую, чтобы она не упала на пол.
• Если получили сообщение от Заказчика в нерабочее время, то обработать его на следующий день в первую очередь.
• Если сообщение получено от Заказчика в конце рабочего дня, предупредить, что ответ на него будет дан завтра с утра.

❌ Неуспешные действия

• Ожидать, что Заказчик умеет управлять проектами, людьми и собой.

⏲ Регулярные действия

• [По понедельникам]

1. Еженедельный фокус. Задачи на неделю по активным проектам и выставление стори поинтов.
2. Сводка Заказчику по проекту.

• [Вторник-четверг] Рабочие встречи с клиентом.
• [По пятницам] Еженедельная ретроспектива в конце недели. Что прошло хорошо, что можно улучшить.

📃 Материалы, чек-листы, ссылки и шаблоны:

• Блог Александра Остроуха.
• Книга «Управление проектами, людьми и собой».
• Визуальные элементы на сайте. Авторское право.
• Пример Понимания задачи.
• Переформулировка вопроса в решение (ЗРС).
• Что такое сверка – см. в Глоссарии.
• Порядок действий для сообщения Руководителю о проблеме.
• Чек-лист запуска проекта в работу.
• Чек-лист передачи от координатора продажнику проекта в работу.
• Шаблон первого сообщения Заказчику в чате.
• Шаблон сообщения Заказчику для назначения даты первой сверки.
• Шаблон Хода проекта и пример.
• Шаблон постановки задачи Исполнителю.
• Шаблон напоминания о сроках Исполнителю.